다우오피스 전자결재 분석 정리 - Part 5. 참조/열람, 수신/접수/반송, 문서함
💡 [참고] 다우오피스 관련 시리즈 포스트입니다. 순서대로 읽어보시길 권장합니다.
1. 개요
결재라인에 포함되지 않더라도 문서를 볼 수 있어야 하는 사람, 결재 완료 후 문서를 받아 후속 업무를 처리해야 하는 부서, 그리고 쌓인 결재 문서를 체계적으로 관리하는 문서함까지—전자결재의 마지막 퍼즐 조각들을 이번 글에서 정리한다.
📌 기능 요약
| 기능 | 대상 | 시점 | 목적 |
|---|---|---|---|
| 참조 | 사용자 / 부서 | 진행 중 + 완료 후 | 문서 진행 상황 공유 |
| 열람 | 사용자 (부서 불가) | 완료 후만 | 결재 완료 문서 확인 |
| 수신 | 부서 / 사용자 | 결재 완료 후 전달 | 후속 업무 처리 |
| 접수 | 수신자 / 부서장 | 수신 문서 도착 후 | 수신 문서 처리 시작 |
| 반송 | 수신자 / 부서장 | 수신 문서 도착 후 | 문서 보완 요청 |
2. 참조 / 열람
결재선에 포함되지 않은 사용자에게도 문서 열람 권한을 줄 수 있는 방법이 두 가지 있다. 바로 참조와 열람이다. 이름은 비슷해 보이지만 열람 가능 시점과 지정 단위가 다르다.
📌 참조 vs 열람 차이점 한눈에 보기
📌 참조자 / 열람자 지정 방법
① 결재 상신 시 지정
1
2
3
4
새 결재 진행 > 문서 작성
→ [결재 정보] 클릭 > [참조자/열람자] 탭
→ 조직도에서 직원 드래그하여 추가
→ [확인]
② 결재 완료 후 열람자 추가 (기안자, 결재자, 참조자만 가능)
1
2
3
4
문서함 > 해당 문서 클릭
→ [결재선 지정] 클릭
→ [열람자 추가] > 열람자 선택
→ [확인]
💡 참조자는 결재 완료 후 추가할 수 없지만, 열람자는 결재 완료 후에도 추가할 수 있다.
📌 개인 그룹 저장
자주 사용하는 참조자·열람자 조합을 개인 그룹으로 저장해 두면 반복 작업을 줄일 수 있다.
1
2
3
결재 정보 화면 > 참조자/열람자 지정 완료 후
→ 하단 [개인 그룹으로 저장] 클릭 > 그룹 이름 입력 > [확인]
이후: [개인 그룹] 탭 > 저장된 그룹 선택
📌 참조/열람 문서 조회
1
2
전자결재 App > [참조/열람 대기 문서] 클릭
→ 조회할 문서 선택
💡 참조자·열람자가 문서를 조회하면 문서의 열람 기록에 이름과 조회 시간이 남는다.
💡 참조자·열람자 지정이 되지 않는다면 관리자가 해당 결재 양식에서 참조자/열람자 사용 여부를 설정했는지 확인해야 한다.
3. 수신 / 접수 / 반송
결재 완료 후 지정된 부서나 사용자에게 문서를 전달하고, 후속 업무를 처리하는 기능이다. 결재로 승인을 받는 것에서 끝나지 않고, 이후 특정 부서가 추가 조치를 취해야 할 때 사용한다.
📌 수신 방식 두 가지
수신 기능에는 방식이 두 가지 있다. 결재선에 수신 단계를 추가하는 방식과, 별도 수신 기능으로 문서를 복제 전달하는 방식이다.
📌 수신자 지정 방법
① 결재선 수신 방식:
1
2
결재 정보 창 > 조직도에서 수신 부서/직원 드래그
→ 결재선의 '수신' 항목에 드롭 > [확인]
② 문서 수신 기능 방식:
1
2
결재 정보 창 > [수신자] 탭 클릭
→ 수신 부서/직원 드래그하여 추가 > [확인]
📌 수신 문서 처리 (문서 수신 기능 방식)
수신 문서가 도착하면 부서장에게 알림이 발송된다.
접수 / 반송 권한:
| 구분 | 부서장 | 부부서장 | 부서원 |
|---|---|---|---|
| 수신자가 ‘부서’일 때 | O 접수 가능 | O 접수 가능 | X 불가 |
| 수신자가 ‘사용자’일 때 | O 접수 가능 | O 접수 가능 | 수신자 본인만 가능 |
접수 처리:
1
2
3
전자결재 > [결재 수신 문서] > 접수할 문서 선택
→ [접수] 클릭 > 팝업에서 [확인]
→ 접수 완료 후 가능한 액션: 결재 요청 / 접수취소 / 문서수정 / 결재선 지정
반송 처리:
1
2
3
4
전자결재 > [결재 수신 문서] > 반송할 문서 선택
→ [반송] 클릭 > [확인]
→ 수신 문서가 원본 문서의 기안 문서함으로 이동
(단, 원본 결재 문서는 결재 완료 상태 유지)
📌 수신 문서 내 결재 요청
접수된 수신 문서에 대해 부서 내부 결재를 진행할 수 있다.
1
2
3
결재 수신 문서 > [접수] 탭 > 결재 요청할 문서 선택
→ [결재 정보] 클릭 > 결재선 지정 > [확인]
→ [결재 요청] 클릭
💡 수신 문서에서 결재 요청 시 원본 결재 문서가 자동으로 연관 문서에 등록되어, 업무 히스토리를 쉽게 파악할 수 있다.
4. 문서함 구조
전자결재가 완료된 모든 문서는 문서함에 저장된다. 개인 문서함과 부서 문서함으로 나뉜다.
📌 개인 문서함 종류
| 문서함 | 저장되는 문서 | 비고 |
|---|---|---|
| 기안 문서함 | 내가 기안한 모든 문서 | 전체 상태 포함 |
| 임시 저장함 | 임시저장 / 상신취소 / 회수된 문서 | 재작성 대기 문서 |
| 결재 문서함 | 합의자·결재자로 처리한 문서 | [진행] / [완료] 탭 분리 |
| 참조/열람 문서함 | 참조자·열람자로 지정된 문서 | |
| 수신 문서함 | 수신자·수신 부서로 지정된 문서 | [접수 대기] / [접수] 탭 |
| 발송 문서함 | 수신처 지정하여 발송한 문서 | |
| 공문 문서함 | 공문 발송 관리자로 지정된 경우 | 공문 발송 관리자만 노출 |
📌 부서 문서함
소속 부서의 모든 결재 문서가 저장되는 문서함이다.
- 같은 부서 사용자는 공개여부와 보안 등급에 따라 문서를 조회할 수 있다.
- 부서장·부부서장은 문서함 추가/삭제 및 문서 이관이 가능하다.
- 부서원도 ‘문서함 담당자’로 지정되면 부서장과 동일한 권한으로 관리 가능하다.
📌 문서함 관리 기능
문서 이동:
1
2
문서함 > 이동할 문서 체크박스 선택
→ [이동] 클릭 > 대상 문서함 선택 > [확인]
문서 삭제:
1
2
3
문서함 > 삭제할 문서 체크박스 선택
→ [삭제] 클릭 > [확인]
※ 기본 문서함의 문서는 삭제 불가 (개인이 생성한 하위 문서함만 가능)
문서함 이관 (부서장 전용):
1
2
부서 문서함 > [문서함 관리] > 이관할 문서함 선택
→ [이관] 클릭 > 대상 부서 선택 > [확인]
📌 문서함 내 검색 및 정렬
- 문서 제목, 기안자, 기안일 등으로 검색 가능
- 날짜순 / 문서번호순 정렬 가능
- 상태 필터 (진행 중 / 완료 / 반려) 적용 가능
5. 공문서 발송 / 메일 발송 / 게시판 게시
결재 완료 문서는 외부 전달 및 내부 공유를 위한 다양한 발송 기능을 제공한다.
📌 공문서 발송
결재 완료 문서를 외부 기관으로 공문을 발송하는 기능이다.
- 공문 발송 관리자로 지정된 사용자가 승인 후 발송한다.
- 공문 대기 문서함에서 발송 전 승인 처리를 할 수 있다.
1
2
결재 완료 문서 상세 > [공문 발송] 클릭
→ 수신처 설정 > [발송]
📌 메일 발송
결재 완료 문서를 메일로 전송하는 기능이다.
1
2
결재 완료 문서 상세 > [메일 발송] 클릭
→ 수신자 메일 주소 입력 > [발송]
💡 열람자로 지정된 사용자도 메일 발송이 가능하다.
📌 게시판 게시
결재 완료 문서를 그룹웨어 게시판에 게시하여 내부 임직원과 공유한다.
1
2
결재 완료 문서 상세 > [게시판 게시] 클릭
→ 대상 게시판 선택 > [게시]
📌 댓글 기능
각 결재 문서 하단에 댓글을 작성할 수 있다.
- 댓글 작성 시 해당 문서를 열람할 수 있는 모든 임직원에게 알림 발송
- 기안자, 결재자, 참조자, 열람자 모두 댓글 작성 가능
6. 정리
- 참조: 진행 중 + 완료 후 열람 가능, 부서 단위 지정 가능, 완료 후 추가 불가
- 열람: 완료 후만 열람 가능, 사용자 단위만 가능, 완료 후 추가 가능
- 수신 방식 1 (결재선 수신): 단순하고 빠름, 기안자가 모든 수신선 직접 구성
- 수신 방식 2 (문서 수신 기능): 부서별 독립 관리, 절차 복잡, 원본 + 복제본 생성
- 접수: 부서 수신 시 부서장/부부서장만 처리 가능, 사용자 수신 시 본인만 처리 가능
- 반송: 원본 문서 기안 문서함으로 이동, 원본 결재 완료 상태는 유지
- 문서함: 개인(기안/임시저장/결재/참조열람/수신/발송/공문) + 부서 문서함
참고 자료
- 다우오피스 헬프데스크 - 참조/열람: https://helpdesk.daouoffice.co.kr/hc/ko/articles/43337190335641
- 다우오피스 헬프데스크 - 수신/접수/반송: https://helpdesk.daouoffice.co.kr/hc/ko/articles/43337353211545
- 다우오피스 헬프데스크 - 전자결재 문서함: https://helpdesk.daouoffice.co.kr/hc/ko/articles/43337557716121
- 다우오피스 헬프데스크 - 개인 문서함: https://helpdesk.daouoffice.co.kr/hc/ko/articles/42425265382297
- 다우오피스 헬프데스크 - 부서 문서함: https://helpdesk.daouoffice.co.kr/hc/ko/articles/42425383014425
- 다우오피스 헬프데스크 - 공문서·메일 발송/게시: https://helpdesk.daouoffice.co.kr/hc/ko/articles/43337437947161